Pracovné výjazdy za hranice sú dnes bežnou súčasťou mnohých profesií, a práve Nemecko patrí medzi najčastejšie destinácie, kam slovenskí zamestnanci či živnostníci vyrážajú za obchodnými stretnutiami alebo ďalšími pracovnými povinnosťami. V takýchto prípadoch vstupuje do hry stravné pri ceste do Nemecka, ktoré má za úlohu pokryť vyššie náklady na jedlo v zahraničí. Tento benefit vyplýva zo zákona a zamestnancom môže výrazne pomôcť, aby počas zahraničnej cesty nemuseli siahnuť do vlastných finančných prostriedkov.
Zamestnávatelia majú voči vyslaným pracovníkom povinnosť poskytnúť im diétu, ktorá sa v Nemecku riadi konkrétnymi pravidlami. Pri jednorazových krátkych cestách môže byť stravné pri ceste do Nemecka len minimálne, no ak sa pobyt predĺži, respektíve presiahne určitý počet hodín, diéta stúpa až na plnú sumu, ktorá je stanovená pre daný štát. Vždy je dôležité, aby si zamestnanec evidoval presný čas vycestovania zo Slovenska a následný návrat, keďže nárok sa posudzuje na základe reálneho trvania zahraničnej časti cesty.
V Nemecku môžu byť náklady na potraviny a jedlo výrazne vyššie než na Slovensku, najmä vo veľkých mestách, ako je Berlín, Mníchov či Hamburg. Z tohto dôvodu môže stravné pri ceste do Nemecka predstavovať pre zamestnanca dôležitú finančnú kompenzáciu. Keďže ide o zákonný nárok, zamestnávateľ nemôže dobrovoľne znížiť sumu, ktorá je určená pre konkrétne časové pásmo, a to platí aj v prípadoch, keď sa napríklad pracovník dopraví do Nemecka vlastným autom.
Stravné pri ceste do Nemecka a jeho zákonný základ
Základným pilierom pre určenie nároku je dĺžka trvania pracovnej cesty. Ak zahraničná cesta nepresiahne šesť hodín, nárok na plnú diétu ešte nevzniká. Pri dlhších pobytoch, keď sa doba pohybuje medzi šiestimi a dvanástimi hodinami, sa uplatňuje časť dennej sadzby, typicky stanovená v príslušnej legislatíve. Pri časovom rozpätí nad dvanásť hodín, no menej ako osemnásť, sa diéta navyšuje a po presiahnutí osemnástich hodín sa priznáva maximálna suma.
Zamestnanec musí zamestnávateľovi po návrate z cesty preukázať, kedy vyštartoval z miesta bydliska či z domovského pracoviska a kedy sa do tejto lokality vrátil. Stravné pri ceste do Nemecka sa posudzuje podľa reálneho času, kedy zamestnanec prekročil hranice, a skončí sa momentom, keď sa opäť ocitne na území Slovenska. V prípade neplánovaných predĺžení pobytu je vhodné mať doklad o dôvode zmeny, aby sa pri neskoršej kontrole nedostala firma či zamestnanec do rozporu s legislatívou.
Sadzby diét pre Nemecko sa z času na čas menia na základe rozhodnutí príslušných orgánov, ktoré zohľadňujú vývoj cien potravín a ďalšie ekonomické faktory. Je preto dôležité vždy sledovať aktuálne oficiálne sadzby, ktoré bývajú zverejnené napríklad na stránkach Ministerstva financií. Ak by si niekto uplatnil vyššiu sumu, než povoľujú predpisy, vystavuje sa riziku, že pri daňovej kontrole môže dôjsť k spochybneniu týchto výdavkov.
Krátenie diét pri hradenom jedle
Ak zamestnanec počas pracovnej cesty dostane zadarmo raňajky v hoteli alebo je mu ponúknutý obed či večera zaplatená hostiteľskou stranou, stravné pri ceste do Nemecka sa môže krátiť. Je to preto, že diéta má nahradiť výdavky na jedlo, ktoré zamestnanec musel zaplatiť sám. Ak sa dokáže, že niektoré jedlá boli hradené inou stranou, prípadne boli v cene ubytovania, diéta sa úmerne zníži.
Zamestnávateľ zväčša postupuje podľa interných smerníc alebo legislatívnych odporúčaní, ktoré presne uvádzajú, o koľko percent sa znižuje diéta za raňajky, za obed či za večeru. Toto pravidlo má zabrániť tomu, aby zamestnanci získavali neoprávnené finančné prilepšenie nad rámec reálnych výdavkov. Stravné pri ceste do Nemecka tak stále zostáva férovým nástrojom, ktorý pomáha pokryť účelne vynaložené náklady, nie však uhradiť všetko jedlo dvakrát.
Podobná situácia môže nastať aj pri rôznych konferenciách, kde sú vo vstupnom poplatku zahrnuté obedy, coffee breaky či dokonca večerné rauty. Ak sa zamestnanec preukáže, že tieto jedlá skutočne využil, zamestnávateľ má právo mu primerane upraviť stravné. Dôležité je, aby boli všetky takéto situácie zaznamenané, aby neskôr nevznikli spory, či bolo jedlo hradené z vlastného vrecka alebo z iného zdroja.
Stravné pri ceste do Nemecka v praxi
Mnohí ľudia, ktorí mieria na pracovné stretnutia do Nemecka, uprednostňujú letecké spojenie, iní zas využívajú vlastné auto. Pre samotnú výšku diéty nie je podstatné, aký dopravný prostriedok si zamestnanec zvolí. Rozhodujúci je vždy počet hodín strávených za hranicami. Ak niekto vyrazí skoro ráno z Bratislavy a vráti sa neskoro večer, pravdepodobne bude mať nárok na čiastkovú alebo plnú diétu v závislosti od toho, aké dlhé časové pásmo v zahraničí dosiahol.
Ak ide o viacdňový pobyt, stravné pri ceste do Nemecka sa vypočítava samostatne za každý deň. Firma zvyčajne vyžaduje, aby zamestnanec vyplnil cestovný príkaz, kde uvedie čas prekročenia hraníc, miesto konania pracovných rokovaní a čas návratu. V prípade, že bola cesta skrátená alebo predĺžená, je vhodné to zaznamenať, aby v tom mal zamestnávateľ jasno pri schvaľovaní diét.
Stravné pri ceste do Nemecka využívajú aj živnostníci, ktorí sa tam presúvajú v rámci výkonu svojej podnikateľskej činnosti. Táto diéta im môže pomôcť optimalizovať daňový základ, ak preukážu, že cestovali za účelom zlepšenia alebo rozvoja vlastného podnikania. Rovnako ako pri zamestnancoch však musia disponovať dôkazom o tom, že pobyt v Nemecku bol skutočne pracovný a nie rekreačný.
Význam dôslednej administratívy
Ak sa zamestnanec chystá do Nemecka na viaceré krátke výjazdy v jednom týždni či mesiaci, môže si diétu uplatniť pri každom z nich. Podmienkou však je, že každú cestu musí osobitne dokladovať a uviesť v cestovnom príkaze. Stravné pri ceste do Nemecka sa v takom prípade sčíta a môže tvoriť zaujímavú finančnú sumu, ktorá pokryje všetky vzniknuté výdavky na jedlo. Týmto spôsobom nie sú krátke, no časté výjazdy znevýhodnené voči jednému dlhému pobytu.
Pre hladký priebeh vyúčtovania je kľúčové, aby zamestnanec vopred vedel, aké doklady treba predložiť po návrate. Väčšina firiem požaduje napríklad zápis o počte najazdených kilometrov, ak išlo o cestu autom, alebo predloženie palubnej letenky. Čas odletu a príletu môže napovedať, kedy zamestnanec opustil Slovensko a kedy sa vrátil. Stravné pri ceste do Nemecka sa totiž vždy vzťahuje len na interval, počas ktorého bola osoba mimo územia Slovenska.
Ak niekto využije možnosť predĺžiť si pobyt o súkromné dni v Nemecku, musí myslieť na to, že stravné za tieto voľné dni nemá nárok. Je vhodné oddeliť termíny pracovných a osobných aktivít, aby nedošlo k nedorozumeniu pri vyúčtovaní. Všetko navyše musí zamestnanec vysvetliť zamestnávateľovi, aby sa predišlo prípadnému zneužitiu diét.
Stravné pri ceste do Nemecka ako motivačný prvok
Mnohí zamestnanci vnímajú zahraničné výjazdy ako príležitosť spoznať nových ľudí, nazbierať skúsenosti a nadviazať kontakty, no musia pritom myslieť na vyššie náklady na jedlo, dopravu či ubytovanie. Stravné pri ceste do Nemecka je v tomto kontexte dôležitým nástrojom, ktorý zaručuje, že pracovník nebude finančne poškodený za to, že pracuje mimo domovskej krajiny. Aj z pohľadu firmy to môže byť motivačný benefit, pretože zamestnanci, ktorí často cestujú, sa cítia ekonomicky chránení.
Nemecký trh je pre mnohé slovenské spoločnosti kľúčový, takže účasť na obchodných rokovaniach či veľtrhoch tu môže byť na dennom poriadku. Ak sa diétne sadzby dodržiavajú správne a transparentne, môže to prispieť k plynulejšiemu vybavovaniu formalít, dôvere medzi zamestnancom a zamestnávateľom a prípadne aj k lepšej ochote zamestnancov cestovať. Stravné pri ceste do Nemecka tak presahuje hranicu obyčajného benefitu a stáva sa dôležitou súčasťou férového pracovného prostredia.
Zamestnávateľ, ktorý kladie dôraz na dôsledné dodržiavanie zákonom stanovených diét, pôsobí spoľahlivo a dokáže aj v budúcnosti lákať kvalifikovaných pracovníkov. Dbá totiž na to, aby ľudia necítili pri zahraničných cestách stres z vyšších výdavkov, čo sa odráža aj v ich pracovnej výkonnosti.
Praktické tipy pre bezproblémové vyúčtovanie
Je dôležité pamätať na to, že ak je cestovný príkaz vystavený na viac dní, treba presne evidovať, v ktorom momente sa prechádza z jedného dňa na druhý. Stravné pri ceste do Nemecka sa určuje podľa kalendárnych dní, čo znamená, že pri prekročení polnoci môže vzniknúť nárok na novú sadzbu. Takéto detaily môžu pôsobiť banálne, no pri dlhšom alebo neštandardnom pobyte môžu ovplyvniť konečnú sumu diét.
Ak zamestnávateľ umožňuje zamestnancovi vybrať si, akou formou mu stravné vyplatí, väčšina ľudí volí finančnú čiastku priamo k výplate. Takto môžu naložiť s peniazmi podľa vlastného uváženia, či už nakupovať v supermarketoch, alebo navštevovať reštaurácie. Dôležité je, že stravné pri ceste do Nemecka je oslobodené od daní a odvodov až do stanovenej výšky, čo z neho robí atraktívny príspevok.
Niektoré firmy majú v interných predpisoch uvedené, že ak pracovník využije možnosť lacného závodného stravovania v Nemecku alebo iné zvýhodnené jedlo v partnerskej spoločnosti, diéta sa príslušne zníži. Tento krok má zaistiť, aby príspevok reálne reflektoval vzniknuté náklady, a nie bol nadmerným obohatením pre zamestnanca.
