Firmy často veria, že majú najlepších dodávateľov s tou najlepšou cenou. Napriek tomu úspory pri ich zmene a optimalizácii nákladov vedia dosiahnuť aj dvojciferné čísla.
Nie každá firma je priaznivcom využitia konzultačných služieb. Ostatne, predstava externého odborníka, ktorý vám hovorí, ako máte riadiť svoj biznis, nie je na prvý pohľad príťažlivá. No dá sa to aj otočiť: expert, ktorý vám poskytne iný pohľad a dokáže previesť vašu firmu cez obdobie krízy, poklesu ziskov a výziev, možno prirovnať k tzv.“cheatom“ vo vašej obľúbenej počítačovej hre. Aké výhody by vám teda konzultant mal priniesť a ako ho vybrať, aby jeho činnosť mala zmysel? Tu je niekoľko rád a pravidiel:
Nadhľad a skúsenosti
Služby konzultantov dokážu podnikaniu firiem výrazne pomôcť. Samozrejme, ak k nim nepristúpite správne, môže ísť o premrhané prostriedky. „V prvom rade si treba položiť otázku, či si ako firma viete s projektom poradiť sami a či dokážete dosiahnuť podobné výsledky, ako s externou pomocou? Napríklad pri optimalizácii nákladov v prevádzke firmy alebo pri nastavení jednotlivých procesov vo firme. Ak áno, nemá zmysel sa obracať na externú pomoc. Ak by ste však, ako firma, nedokázali ani za šesť mesiacov pohnúť z miesta, prípadne by ste za rok nedokázali urobiť to, čo by vám s externou pomocou trvalo dva – tri mesiace, tak potom pomoc zmysel má,“ konštatuje Juraj Janči, senior konzultant spoločnosti Expense Reduction Analysts (ERA). Nadnárodná spoločnosť ERA patrí vo svete k vedúcim špecialistom v riadení a optimalizácii nákladov firiem a s tým súvisiacich procesov.
Ako firma totiž nemusíte mať hlboké znalosti či skúsenosti v riadení obstarávania, zväzovať ruky vám môžu aj nastavené pravidlá vo firme, ktoré sa nikomu nechce meniť. „Interné zdroje sú často ohraničené, no konzultanti môžu pri riešení problému čerpať z vlastných cenných poznatkov, v prípade nadnárodných spoločností z globálneho pôsobenia. Majú tak oveľa väčší potenciál zrýchliť dosiahnutie vašich cieľov,“ podotýka Juraj Janči. „Vedel som, že externý pohľad na oblasť nákladov môže byť pre našu spoločnosť len prínosom,“ súhlasí Dušan Daniš, majiteľ a riaditeľ spoločnosti Cytopathos, ktorá využila služby konzultantov.
Kľúčové načasovanie
Firmy, ktoré počas nástupu recesie robia správne rozhodnutia, sú väčšinou tie, ktorým sa darí. Ak uvažujete o využití konzultantov, načasovanie je kľúčové. Je dobrým pravidlo, že rozhodnutia by sa nemali odkladať na neskôr, rozhodnutie prizvať externistu do transformačného procesu nie je výnimkou.
Ujasnite si svoje ciele
„Konzultačná spoločnosť by vám vždy mala pomôcť posunúť vaše podnikanie smerom k cieľu – či už sú to vyššie finančné zisky v dôsledku úspor, prípadne aj pozitívne opatrenia v oblasti spoločenskej zodpovednosti – napríklad v oblasti životného prostredia,“ konštatuje Juraj Janči. Vždy by ste teda mali mať ujasnený cieľ, v čom vám konzultačná spoločnosť má pomôcť.
Porovnajte čísla
Najlepší dodávatelia za najlepšiu cenu? Hoci sa o to snaží každá firma, nie vždy to tak v realite aj je. Firma totiž často nemá čas, peniaze, ani odborný personál na to, aby porovnávala viaceré ponuky. A vlastne ani nemá dôvod tak robiť, ak to nie je jej core biznis. „Dosiahnuté úspory sú vyššie, ako sme očakávali. Rovnako dôležité ako úspory bol však aj čas, ktorý sme ušetrili. To si ceníme rovnako, ako úsporu nákladov,“ hovorí Karel Kleinmond, country manažér spoločnosti Lindab ČR o spolupráci s konzultantami. Často si firma ani neuvedomí, že úspory pri kvalitnom obstarávaní sa dajú nájsť na rôznych úrovniach. Ako vyplýva z údajov ERA, firmám dokážu dosiahnuť úspory na telekomunikačných nákladoch v priemere 39 %, na obaloch 18 %, na potravinárskych ingredienciách vo výrobe 15 %, na poistnom 29 % a 18 % až 47 % pripadá na úsporu nákladov na medicínsky spotrebný materiál. „Vo všetkých vyššie uvedených prípadoch klienti verili, že majú najlepších dodávateľov za najlepšiu cenu,“ dodáva Juraj Janči.
Získajte vyššiu hodnotu, než za nich zaplatíte
Vďaka znalostiam a skúsenostiam by konzultanti mali priniesť aj vyššiu hodnotu, než sú vaše náklady na nich. „Toto pravidlo platí najmä vtedy, ak sa dohodnete na konkrétnom výsledku,“ upozorňuje Juraj Janči.ERA, ktorá sa špecializuje na optimalizáciu nákladov a obstarávania, takto dokázala pre jedného z klientov v oblasti maloobchodného predaja módy dosiahnuť úspory až vo výške 69 %. A platí to aj v iných odvetviach priemyslu. „S ERA sme získali nielen finančné úspory, ale aj expertné informácie a podporu. Len na základe využitia vlastných zdrojov by sme výsledky, ktoré sme dosiahli s ERA, dosiahnuť nemohli,“ hovorí Branislav Klocok, predseda predstavenstva OFZ.
Úspory s udržateľnosťou
Jedným z príkladov klientov, ktorý chcel zlepšiť svoje opatrenia v oblasti životného prostredia, bol britský predajca Clintons. Spoločnosť zistila, že v Európe sa každý rok použije približne sto miliárd igelitiek. Na výrobu týchto tašiek treba 12 miliónov barelov ropy. „Osem miliárd z týchto tašiek skončí ako odpad. Spoločnosť si preto vytýčila cieľ znížiť dopad na životné prostredie a dosiahnuť udržateľnejšiu budúcnosť. Vďaka znalostiam konzultačnej spoločnosti dnes spoločnosť Clintons využíva nákupné tašky, ktorú sú 100 % recyklovateľné a obsahujú 50 % recyklovaného materiálu. Ich výroba je zároveň nákladovo efektívnejšia,“ vysvetľuje odborník. Obdobne spoločnosť L.E.G.O., ktorá je kníhviazačskou spoločnosťou z Talianska (nemýliť si ju s výrobcom hračiek z Dánska), sa snažila znížiť odpad, a tým aj náklady na jeho likvidáciu. „S týmto jasným cieľom dosiahli konzultanti zníženie nákladov na jej odpadové hospodárstvo o 39 %,“ podotýka Juraj Janči.
Chcete radu či implementáciu?
Samozrejme, dôležité je aj to, či chcete, aby konzultanti priniesli návrhy krokov na zlepšenie alebo ich rovno implementovali? To je kľúčový rozdiel, pretože často je jedna vec dostať report, ktorý hovorí, čo by ste mali spraviť, a iná vec je nájsť vnútorné zdroje na vykonanie zmien. Na tom často celý proces padá a stáva sa len mrhaním prostriedkov. „V ERA napríklad pracujeme tak, že firme dávame nielen odporúčania na vylepšenia, ale vždy nasleduje aj fáza implementácie. V nej zapracovávame riešenia, ktoré si klienti zvolili. Následne podávame pravidelné reporty o výkonnosti, aby sme zabezpečili, že sľúbené zmeny i nastanú. Neodchádzame, kým sa zo sľúbeného projektu nestane dodaný projekt,“ podotýka Juraj Janči.
Spolupracujte
Mala by existovať jasná dohoda, čo má konzultant dodať a aké budú dôsledky, ak dohodu nedodrží. Zároveň majte jasno v tom, čo musíte spraviť vy interne, aby ste konzultanta v jeho práci podporili. Konzultanti dosahujú najlepšie výsledky, ak je tu spolupráca zo strany firmy, teda prístup k interným odborníkom, no najmä súčinnosť a nezatajovanie údajov. Aby ste z práce konzultantov vyťažili čo najviac, mali by mať prístup k vašim dátam a vzťahom s obchodnými partnermi. Samozrejme, nie je v ich záujme, aby boli rušivým krokom pre chod vašej firmy, práve naopak. Vy riaďte podnik a im prenechajte analýzu obstarávania. „Z našej strany bolo potrebné investovať len minimum času. Ak by sme preverovali ktorúkoľvek nákladovú oblasť vlastnými silami, bola by investícia času nepomerne vyššia a efekt nepomerne nižší,“ podotýka Josef Klimenta, CFO spoločnosti el nino.
Odmena za úspory
U konzultantov často vidíte zložitú štruktúru poplatkov, ktoré závisia od počtu dní práce personálu rôznej úrovne. Už na začiatku si ujasnite, aký je váš rozpočet a akú odmenu a za aký výsledok dostane konzultačná spoločnosť. Práca s konzultantom by mala byť investícia, nie náklad. „V ERA sa napríklad delíme o úspech. Uspejeme len vtedy, ak uspejú i naši klienti. Ak nedokážeme naplniť očakávania, neplatí firma žiadny poplatok. Možno to znie nezvyčajne, ale podujmeme sa na projekt len v prípade, ak možno dosiahnuť opodstatnené úspory,“ podotýka Juraj Janči.
Pozrite si referencie
Pri výbere už samotnej konzultačnej spoločnosti či konzultantov vám môžu pomôcť aj ich prípadové štúdie alebo referencie. Ak sú dobrí v tom, čo robia, mali by ich mať dosť a mali by ich dokázať spojiť s vašimi súčasnými projektmi.