Väčšina zamestnancov a živnostníkov, ktorí sa pohybujú v medzinárodnom prostredí, skôr či neskôr narazí na otázku, ako správne postupovať pri vyúčtovaní výdavkov na stravu v zahraničí. Jednou z najčastejších destinácií, kam pracovníci zo Slovenska smerujú, je práve susedná Česká republika. Stravné pri ceste do ČR je preto témou, ktorá si zaslúži detailnú pozornosť, aby sa predišlo nedorozumeniam a možným finančným stratám. Kľúčom k úspešnému vyúčtovaniu je dobrá znalosť právnych predpisov, precízna evidencia trvania cesty a správne určenie nároku na diéty podľa platnej legislatívy.
Podľa aktuálne platných predpisov sa pri zahraničných pracovných cestách do Českej republiky uplatňuje denná sadzba vo výške 600 českých korún. Ide o maximálnu sumu za celý deň, pričom presná výška stravného sa odvíja od toho, koľko hodín človek v zahraničí reálne strávil výkonom pracovnej činnosti. Pri kratších intervaloch (do 6 hodín, od 6 do 12 hodín a od 12 do 18 hodín) sa využívajú percentuálne podiely z dennej sadzby. Znamená to, že ak niekto prekročí hranice len na krátky míting, nemusí mať automaticky nárok na celú sumu, ktorá je určená pre pobyt nad 18 hodín.
Aby bolo možné o stravné pri ceste do ČR vôbec požiadať, je potrebné jasne preukázať, že výjazd mal charakter pracovnej cesty. Zamestnanec by mal mať vystavený cestovný príkaz a po návrate predkladať zamestnávateľovi vyúčtovanie, v ktorom uvedie dĺžku pobytu a ďalšie relevantné náklady. Podobné pravidlá platia aj pre samostatne zárobkovo činné osoby, ktoré si toto stravné môžu uplatniť ako daňový náklad, ak preukážu, že cesta slúžila na podnikateľské účely.
Ako funguje stravné pri ceste do ČR
Podstatou diét pri zahraničných cestách je kompenzovať zvýšené náklady na stravovanie, ktoré by inak v domácom prostredí nevznikli. Stravné pri ceste do ČR preto predstavuje príspevok k pokrytiu výdavkov na jedlo v čase, keď sa pracovník nachádza mimo územia Slovenska. Rozhodujúcim faktorom, na základe ktorého sa stanoví konečná výška príspevku, je čas strávený v Českej republike. Zásadné je vedieť, kedy presne sa začína zahraničná časť cesty a kedy sa končí.
Ak pracovná cesta presiahne 18 hodín, zamestnanec má nárok na plnú sumu stravného pri ceste do ČR, ktorá je momentálne stanovená na 600 českých korún na deň. Pri kratšej dobe sa využívajú stanovené percentuálne sadzby, pričom najnižšiu alikvótnu čiastku predstavujú situácie, keď pobyt trvá menej ako 6 hodín. Presné percentá určujú príslušné zákonné nariadenia, ktoré sa môžu v priebehu času meniť, preto je vhodné priebežne sledovať aktuálne úpravy predpisov.
Dôležité je si uvedomiť, že stravné pri ceste do ČR nie je dobrovoľným bonusom od zamestnávateľa, ale zákonným nárokom, ktorý sa spúšťa po splnení určených podmienok. Preto by mal zamestnanec alebo živnostník svoje náklady vedieť kedykoľvek presne zdokumentovať. Čím dôslednejšie sú vedené záznamy o čase odchodu, o prechode hraníc a o návrate, tým menšia je šanca, že by pri potenciálnej kontrole daňový úrad spochybnil oprávnenosť uplatnenia diét.
Tí, ktorí cestujú do Českej republiky len na niekoľko hodín, neraz zisťujú, že skutočná výška stravného môže byť podstatne nižšia, než by očakávali. Ak napríklad niekto absolvuje stretnutie v Brne počas 5-hodinového pobytu za hranicami, do úvahy prichádza najnižšia sadzba. Samozrejme, ak sú pracovné výjazdy dlhšie alebo dokonca presahujú jeden kalendárny deň, môže príspevok poskytnúť výraznejšiu finančnú pomoc.
Stravné pri ceste do ČR a ubytovacie služby
Pri viacdňových cestách, počas ktorých je potrebné prenocovanie, sa do hry dostáva aj otázka nákladov na ubytovanie. Ak hotelová izba zahŕňa raňajky v cene, stravné pri ceste do ČR sa môže krátiť, pretože raňajky nepredstavujú výdavok, ktorý zamestnanec musel hradiť sám. Tento princíp je všeobecne uplatňovaný pri všetkých pracovných výjazdoch do zahraničia, nielen pri cestách do Českej republiky. Ak ide o obedy či večere, ktoré hradí partnerská strana alebo sú súčasťou programu konferencie, rovnako dochádza k úprave, aby zamestnanec nedostával diétu na plné jedlo, za ktoré vlastne neplatil.
V prípade, že zamestnanec využíva reštauráciu mimo hotela a všetky stravovacie náklady hradí z vlastného vrecka, ostáva stravné pri ceste do ČR v plnej platnosti. Z právneho hľadiska nie je potrebné uschovávať účtenky za každé jedno jedlo, pretože diéta je stanovená paušálne. Zamestnávateľovi však musí stačiť dôkaz o dĺžke pobytu v zahraničí, ako aj odôvodnenie účelu služobnej cesty.
Hoci medzi Českou republikou a Slovenskom panuje voľný pohyb osôb v rámci Európskej únie, legislatívne hľadisko priznávania diét sa nijako neobchádza. To znamená, že ak je pracovník vyslaný do ČR, mal by postupovať rovnako dôsledne, ako keby išlo o akúkoľvek inú zahraničnú cestu. Stravné pri ceste do ČR môžu využívať nielen zamestnanci štátnych alebo súkromných spoločností, ale aj živnostníci, pokiaľ splnia zákonné podmienky a cestu vedia preukázať ako čisto pracovnú.
Najčastejšie otázky o stravnom pri ceste do ČR
Mnohí sa pýtajú, či si živnostníci môžu uplatniť diéty tak, ako bežní zamestnanci. Odpoveď je áno, stravné pri ceste do ČR môže byť pre SZČO rovnako daňovo uznateľným výdavkom, avšak za predpokladu, že ide o reálne odpracovaný čas v zahraničí a že osoba vedie o svojich cestách vierohodné záznamy. V prípade paušálnych výdavkov sa samostatne diéty neuplatňujú, keďže všetky náklady nahrádza jedna stanovená suma. Pri klasickom jednoduchom účtovníctve však môžu byť stravné a iné náklady rozpočítané podľa skutočnosti.
Nejasnosti vznikajú aj ohľadom toho, ako sa posudzuje cesta, ktorá zahŕňa viaceré zastávky. Dôležité je, aby sa posudzovalo len to časové obdobie, ktoré človek strávi v zahraničí. Ak sa časť dňa nachádza na území Slovenska a potom prechádza cez hranice do Česka, rozhodujúci je moment prekročenia hranice, ktorý odštartuje zahraničnú časť cesty. Stravné pri ceste do ČR sa končí vo chvíli, keď sa pracovník vráti späť na slovenské územie, ak teda nesmeruje ďalej do inej krajiny.
Zamestnanci s pružnou pracovnou dobou môžu naraziť na otázku, či majú nárok na diéty aj vtedy, keď časť dňa pracujú z domu a časť trávia v ČR. Aj tu platí, že stravné pri ceste do ČR sa vzťahuje len na reálnu dobu pobytu v zahraničí. Ak by táto doba neprekročila spodnú hranicu 6 hodín, nárok na diétu buď nevznikne vôbec, alebo sa uplatňuje najnižšia sadzba.
Správna administrácia a vyúčtovanie
Jednou z kľúčových vecí pri zahraničných služobných cestách je vedenie cestovných príkazov a následné vyúčtovanie. Zamestnanec by mal mať presne určený účel cesty, miesto konania, termín i predpokladanú dĺžku pobytu. Po návrate sa stravné pri ceste do ČR vypočíta na základe skutočného času stráveného mimo Slovenska. Ak sa počas cesty zmenil harmonogram, je dôležité túto zmenu zapísať, aby sa vyšlo z reálnych hodnôt a nie z pôvodného plánu.
Väčšina firiem má interné predpisy, ktoré detailne popisujú, ako sa vyplácajú cestovné náhrady a ako sa spracovávajú doklady o zahraničných výjazdoch. Zamestnanec tak získa jasný návod, aké podklady má predložiť a v akom čase. Stravné pri ceste do ČR sa zvyčajne vyplatí spolu s najbližšou výplatou, prípadne v samostatnom termíne, ak to firemné smernice umožňujú. Vo všetkých prípadoch je však dôležité, aby mal zamestnanec v poriadku všetku potrebnú dokumentáciu a vedel, na ktoré časové pásmo má nárok.
Ak zamestnanec dostane nejaké jedlá hradené priamo organizátorom alebo partnerskou firmou, je potrebné to uviesť v cestovnom príkaze. Ak by zamestnávateľ zistil, že zamestnanec si napriek tomu uplatnil plnú sumu stravného, mohlo by to byť vnímané ako neoprávnené čerpanie diét. Práve transparentnosť pri dokladovaní je kľúčom k bezproblémovému vyplácaniu diét.
Stravné pri ceste do ČR ako výhoda pre zamestnancov
Ak sa jednotlivé pracovné cesty do Českej republiky opakujú často, môže si zamestnanec, ale aj živnostník v priebehu roka uplatniť pomerne zaujímavú sumu, ktorá mu pomôže znížiť osobné výdavky na jedlo. Stravné pri ceste do ČR je z legislatívneho hľadiska oslobodené od dane a odvodov až do stanovenej hranice, čo zvyšuje atraktívnosť tohto príspevku. Pre zamestnanca ide o čistý príjem nad rámec bežnej mzdy, ktorý má pokryť účelnú spotrebu jedla v zahraničí.
Rovnako to predstavuje istý benefit z hľadiska motivácie, pretože pracovník necíti, že by ho dlhé cesty do zahraničia finančne zaťažovali. Dobré nastavenie stravného prispieva k hladkému priebehu pracovných výjazdov, čo môže viesť k lepším obchodným výsledkom alebo k efektívnemu plneniu pracovných povinností. Firmy si takto udržiavajú lojálny personál, ktorý nemá pocit, že náklady spojene s cestovaním musí hradiť z vlastného vrecka.
Treba však dbať na to, aby nedochádzalo k zneužívaniu tohto mechanizmu. Stravné pri ceste do ČR nemá pokrývať súkromné výdavky ani byť prostriedkom na umelé navyšovanie príjmu. Práve preto môže v prípade výrazných nezrovnalostí zasiahnuť daňový úrad, ktorý by skontroloval doklady týkajúce sa zahraničnej cesty. Ak by zistil, že neexistujú dôkazy o skutočnom výkone práce v ČR, diéta by sa mohla spätne zdaniť alebo vrátiť.
Dôsledné dodržiavanie pravidiel pomáha predchádzať konfliktom a garantuje, že stravné pri ceste do ČR bude vyplatené korektne. Slúži to napokon aj zamestnávateľovi, ktorý tak môže transparentne vykazovať náklady na cestovné, preukazovať ich oprávnenosť v účtovníctve a predchádzať akýmkoľvek škodám, ktoré by mohli vzniknúť pri nesprávnom vyplácaní diét.
Stravné pri ceste do ČR je teda benefitom zakotveným v zákone, ktorý odráža realitu vyšších výdavkov na jedlo v zahraničí. Vďaka nemu môžu zamestnanci či podnikatelia bez obáv vycestovať za hranice a venovať sa pracovným povinnostiam, pričom im bude vrátená aspoň časť nákladov na stravu. Pri správnej administrácii, transparentnej evidencii a aktuálnych znalostiach sadzieb sa tak každá cesta do Českej republiky môže uskutočniť bez finančných starostí spojených s výdajmi na jedlo, čo prispieva k plynulejšej a efektívnejšej spolupráci medzi oboma krajinami.
