S možnosťou vytvárať faktúry online sa v posledných rokoch stretol snáď každý podnikateľ. Možno si ale nie ste istí, či sa vám takýto spôsob fakturácie naozaj oplatí. Preto sa naň v tomto článku pozrieme – a porovnáme ho aj s ďalšími možnosťami.
(Inzercia)
Aby sme mohli povedať, či sú online fakturačné služby naozaj lepšie než iné spôsoby fakturácie, musíme sa najskôr pozrieť na to, aké možnosti máte. Keď vynecháme ručné vypisovanie dokladu perom na papier, ktoré sa už takmer nepoužíva, môžete faktúry vystavovať:
- offline vo Worde alebo podobnom kancelárskom programe,
- offline pomocou fakturačného alebo účtovného programu,
- online vo fakturačnej službe alebo účtovníctve.
Fakturovať sa dá aj jednoduchšie
Dôležité je uvedomiť si, čo presne potrebujete. Ak hľadáte hlavne jednoduchý spôsob, ako vystavovať faktúry, môžete výber zúžiť na:
- Word a podobné kancelárske programy,
- offline fakturačný softvér
- a online fakturáciu.
Klasické účtovné programy sú totiž pomerne komplexné a obsahujú množstvo funkcií a modulov, ktoré nepotrebujete. A to sa odráža aj na ich cene.
Účtovníctvo sa preto oplatí v prípade, že riešite komplikovanejšiu agendu. A vediete napríklad knihu jázd alebo mzdové účtovníctvo.
Predpokladajme však, že vám ide naozaj primárne o tvorbu faktúr. Tým pádom sú pre vás zásadné tri vyššie spomenuté možnosti.
Príprava faktúr vo Worde
Tvorba faktúr vo Worde alebo inom kancelárskom programe je zaujímavá najmä preto, že podobný softvér má v počítači prakticky každý. Nemusíte teda sťahovať žiadny nový program a učiť sa s ním pracovať.
Tým ale výhody tejto možnosti končia.
Faktúry vo Worde totiž ani náhodou nevyzerajú tak dobre ako doklady vystavené pomocou fakturačnej služby alebo účtovníctva. Väčšinu údajov navyše musíte vypisovať ručne. A to aj v prípade, že si pripravíte šablónu.
Hrozí pritom, že sa seknete, alebo že zabudnete upraviť nejaký údaj skopírovaný z iného dokladu. Vo faktúre sa tak môžu objaviť chyby.
Tvorba faktúry v offline fakturačnom programe
Tieto nedostatky môže odstrániť offline fakturácia. Teda špecializovaný program, ktorý si stiahnete do počítača a v ktorom budete faktúry vystavovať.
Ponúka vám všetko, čo na tvorbu faktúr potrebujete. Vďaka tomu doklady vyzerajú omnoho profesionálnejšie.
Množstvo údajov tiež doplní automaticky. A pridá aj QR kód, ktorý klientom uľahčí platbu.
Špecializovaný softvér navyše býva prehľadný, a tak je vystavenie faktúry otázkou niekoľkých kliknutí.
Offline fakturácia má ale jednu veľkú nevýhodu – ste odkázaní na počítač, v ktorom je program nainštalovaný. Keď sa pokazí, nové doklady nevytvoríte.
Zároveň je potrebné dáta pravidelne zálohovať, aby ste o ne pri poruche neprišli.
Fakturácia v online fakturačnej službe
Fakturácia online v sebe spája výhody offline fakturácie a online prostredia.
- Je prehľadná.
- Vytvoríte v nej faktúry, ktoré vyzerajú profesionálne.
- Doplníte na ne QR kód.
- Faktúru vytvoríte pomocou pár kliknutí.
Tvorba faktúry online má ešte aj ďalšie výhody.
Za zmienku stojí hlavne fakt, že online fakturačné služby sú prepojené s databázami, ako je napríklad register firiem. Dokážu tak automaticky doplniť množstvo údajov – okrem iného kontaktné údaje odberateľa. A vďaka online prepojeniu sú tieto dáta aktuálne.
Navyše môžete dať prístup aj svojej účtovníčke. Tá si potom faktúry stiahne vtedy, keď jej to vyhovuje. A vy sa nemusíte o nič starať.
Najväčším plusom však je to, že k online fakturačnej službe máte prístup kedykoľvek a odkiaľkoľvek. Stačí len pripojenie na internet.
Faktúru tak vystavíte z počítača, tabletu aj z telefónu. Napríklad večer pred spaním.
Takisto jednoducho kedykoľvek skontrolujete aj vystavené faktúry. A keď treba, bez problémov ich upravíte.
Všetky údaje sú navyše uložené v cloude. Aj keď sa vám teda pokazí počítač, môžete ďalej fakturovať.
Výsledok? Online fakturácia je ideálnym riešením
Z uvedeného prehľadu je jasné, že výhody online fakturačných služieb sú väčšie než ostatných možností. Predovšetkým dostupnosť z akéhokoľvek zariadenia je často neoceniteľná.
Je síce pravda, že tieto služby bývajú spoplatnené, ale ponúkajú aj verziu zadarmo. Zvyčajne býva limitovaná počtom dokladov alebo odberateľov. Pokiaľ však vystavujete len pár faktúr mesačne stálym klientom, bez problémov sa do limitu vojdete.
Táto možnosť tak rozhodne stojí za vyskúšanie.
